Sistemas contábeis no Brasil

Os avanços tecnológicos na área contábil tornaram-se aliados das empresas para simplificar o controle e análise de suas informações financeiras, facilitando a tomada de decisões estratégicas.

Fazer a contabilidade do seu negócio manualmente ou de forma analógica é um processo que atualmente é considerado trabalhoso e repetitivo.

Por isso, implementar uma solução de sistemas contábeis garantirá que seu negócio não apenas otimize tempo e dinheiro, mas também se torne cada vez mais competitivo e eficiente.

Neste guia, oferecemos todas as informações necessárias para que você adquira um programa para contabilidade adaptado às necessidades da sua empresa.

O que é um sistema contábil?

Um sistema contábil é um programa que ajuda a sistematizar os dados contábeis e financeiros de uma empresa. Dessa forma, você poderá gerenciar as tarefas diárias e facilitar a execução de diferentes processos operacionais, como faturamento, inventários, impostos, folhas de pagamento, contas a pagar, contas a receber, entre outros.

Objetivos do sistema contábil

• Automatizar e simplificar a gestão de operações financeiras para reduzir a carga de trabalho manual.
• Minimizar os erros humanos por meio da automatização de cálculos e entradas de dados.
• Fornecer relatórios e análises precisas que facilitem decisões estratégicas rápidas e fundamentadas.
• Assegurar o uso eficiente dos recursos financeiros e reduzir custos operacionais.
• Permitir que a empresa se concentre em áreas estratégicas para melhorar sua posição no mercado.
• Cumprir as normas contábeis e fiscais, gerando relatórios e documentos de forma automática.
• Reagir rapidamente a mudanças econômicas ou desafios financeiros graças a dados atualizados e acessíveis.
• Consolidar dados de diversas áreas da empresa para uma visão completa e unificada da situação financeira.

Antecedentes dos sistemas contábeis

Os antecedentes dos sistemas contábeis traçam um longo caminho de evolução que reflete como a humanidade buscou mecanismos para gerir seus recursos econômicos.

Inicialmente, práticas rudimentares de registro, que envolviam elementos simples como pedras ou árvores, eram as técnicas predominantes nas antigas civilizações para registrar transações comerciais. Essas práticas evoluíram com a criação da moeda e o desenvolvimento da escrita, permitindo registros mais detalhados e sistemas contábeis básicos.

Com o tempo, especialmente durante a Revolução Industrial, surgiu a necessidade de métodos mais sofisticados do que a simples contabilidade manual. O surgimento do computador eletrônico e, posteriormente, da internet, revolucionou esse campo, permitindo o desenvolvimento de softwares contábeis especializados.

Vantagens e desvantagens dos sistemas contábeis

Gerenciar a contabilidade da sua empresa com um sistema contábil traz benefícios imediatos na eficiência e resultados financeiros da sua empresa:

• Você poderá administrar a operação contábil de forma automatizada, reduzindo possíveis erros.
• Acessar as informações de qualquer lugar com o armazenamento de dados na nuvem, dependendo do fornecedor que você escolher.
• Manter os dados da sua empresa atualizados e seguros graças aos acessos por usuário e à geração de cópias de segurança permanentes.
• Ter um panorama claro e completo do estado atual do seu negócio com a disponibilidade do histórico contábil da sua empresa.
• Trabalhar de forma colaborativa com outros departamentos, melhorando a eficiência dos processos.
• Realizar análises e gerar relatórios que facilitem a tomada de decisões.

No entanto, os sistemas contábeis também têm desvantagens:

Em primeiro lugar, a integração com outros produtos pode ser complexa, afetando a fluidez dos processos empresariais.

Além disso, geralmente são caros e as atualizações podem introduzir erros no sistema, o que requer um serviço ao cliente eficiente e acessível para resolver rapidamente qualquer incidente.

Como funciona um sistema contábil?

Então, a grande dúvida é: como funciona um sistema de contabilidade?

Esses sistemas permitem a entrada de dados financeiros, seja manualmente ou por importação de outras plataformas. Uma vez inseridos os dados, o software processa cálculos automaticamente e gera relatórios detalhados que refletem a situação financeira atual da empresa.

Além disso, esses programas oferecem ferramentas integradas para a gestão eficaz de faturas, acompanhamento de despesas, conciliação bancária e elaboração de orçamentos.

Funções de um sistema contábil

As principais funções de um sistema contábil são:

• Administração do livro maior: Consulte o estado do seu negócio em tempo real e todos os movimentos dentro do livro maior, evidenciando seus ativos, passivos, receitas, despesas e patrimônio.
• Contas a pagar: Garanta o pagamento das faturas dos seus fornecedores a tempo, criando um fluxo de trabalho desde a criação, aprovação e programação, até a execução da transação.
• Contas a receber: Melhore a eficiência na cobrança, configurando a personalização dos pagamentos pendentes dos seus clientes, o envio da conta e o acompanhamento dos avanços, garantindo a liquidez do negócio. Você terá liberdade de personalizar suas faturas, designando categorias, campos e sua identidade de marca.
• Conciliação bancária: Registre, confronte e analise todos os lançamentos contábeis das suas contas bancárias de forma automatizada.
• Impostos: Gerencie as obrigações tributárias locais, classificando, calculando e pagando automaticamente os impostos de acordo com a periodicidade estabelecida para evitar sanções.
• Faturamento: Você poderá gerar, enviar e acompanhar as faturas dos seus fornecedores e automatizar pagamentos recorrentes através da sua conta bancária para evitar atrasos na cobrança.
• Folha de pagamento: Configure o pagamento da folha de pagamento do seu pessoal, envie comprovantes e cumpra a lei efetuando os pagamentos de benefícios e/ou impostos governamentais.
• Gestão de ativos fixos: Armazene em uma única plataforma o estado, localização, movimentos e depreciação dos ativos fixos do seu negócio.
• Controle de inventário: Obtenha uma visualização completa do seu inventário com as existências disponíveis, o custo dos produtos, sua depreciação ao longo do tempo e identifique as tendências nas compras.
• Projetos: Além de poder trabalhar de forma colaborativa, a gestão de projetos oferece ao seu negócio uma visualização dos trabalhos anteriores, fazer estimativas e levar em consideração outros fatores para maximizar a rentabilidade de possíveis iniciativas.
• Automação: Invista o tempo em tarefas mais estratégicas, automatizando processos contábeis repetitivos, como pagamentos, lembretes e registro de dados, minimizando a entrada manual de dados e prevenindo erros de digitação.

Preços de um sistema contábil

Na hora de escolher um sistema desse tipo, a pergunta mais comum é: "Quanto custa um sistema contábil?"

O intervalo de preços pode começar em $5 até $10 USD e aumentar moderadamente até $1500 USD ou superar $4000 USD se for necessário um sistema mais robusto e integral.

Devemos esclarecer que os preços dos sistemas contábeis atualmente são determinados pelo número de usuários e pelo tipo de pagamento selecionado, ou seja, mensal ou em um único pagamento anual.

Geralmente, os fornecedores oferecem testes gratuitos e/ou versões gratuitas.

Alguns deles são: ZohoBooks, Odoo, Wave, Contamoney, Cuentica, Siigo, Contaya, Visionwin, Akaunting, entre outros.

Tipos de sistemas contábeis: quais são?

Existem várias opções no mercado para apoiar a gestão contábil das empresas, mas cada uma se diferencia por seus componentes e preços, que costumam se adaptar às empresas de acordo com seu tamanho e a complexidade de seus processos contábeis.

Nível 1: Grandes empresas

Esse tipo de empresa precisará de um sistema contábil que ofereça uma maior quantidade de funcionalidades do que uma pequena ou média empresa pode precisar, já que seus processos contábeis são mais complexos, extensos e envolvem um grande número de usuários para tornar a gestão da informação mais eficaz.

Possui funcionalidades que integram os processos de controle de inventário, ponto de venda e gestão de armazém. Por exemplo: Sage 50cloud Accounting.

Faixa de preço estimada: $60 USD - $250 mensal

Nível 2: Empresas médias

O nível 2 busca que as empresas médias escalem suas funcionalidades com um preço condizente com seus rendimentos anuais. A plataforma oferecerá módulos adaptados às necessidades específicas de uma empresa em crescimento, um exemplo disso é Aspel COI.

A partir daí, poderão administrar folhas de pagamento, inventários, controlar despesas e realizar conciliações bancárias, entre outros processos contábeis, além de poder integrar áreas estratégicas para melhorar o relacionamento com clientes internos e externos.

Faixa de preço estimada: $15 USD - $50 mensal

Nível 3: Pequenas empresas e microempresas

Os sistemas contábeis que se enquadram nesta categoria são voltados para empresas de baixa complexidade com processos empresariais simples. Geralmente, o programa é gerenciado por um único usuário, que em muitas ocasiões possui pouca experiência técnica. Este tipo de software de contabilidade costuma ser genérico para qualquer tipo de indústria.

No mercado de sistemas da contabilidade, você encontrará soluções de diferentes preços que variam de acordo com o número de usuários, o fornecedor e as funcionalidades disponíveis. Um exemplo disso é o Quickbooks, que oferece uma contabilidade de desktop para empresas que terceirizam um contador devido à sua modalidade de usuários limitados e que talvez não tenham muito conhecimento na área.

Faixa de preço estimada: $1.50 USD - $15 mensais

Embora sejam classificados em três níveis, o tempo de implementação de um sistema de contabilidade dependerá da quantidade de dados que você deseja carregar e se o fará manualmente ou automaticamente. Dessa forma, você pode levar desde apenas 1 hora até alguns dias para colocar o programa em funcionamento.

Como escolher um sistema contábil? Considerações prévias

Antes de escolher um sistema contábil, verifique se ele atende aos seguintes requisitos:

Facilidade de uso

O sistema contábil ideal deve ser intuitivo, fácil de entender e de usar. Além disso, deve oferecer procedimentos, guias de uso e qualquer tipo de suporte que facilite sua utilização.

Adaptabilidade e flexibilidade

Independentemente do tamanho da sua empresa ou indústria, um sistema de contabilidade deve se adaptar às características do seu negócio no presente e no futuro. Também deve ser flexível às mudanças exigidas pela legislação vigente no seu país ou pelo contexto que o rodeia.

Geração de relatórios

Um sistema contábil deve oferecer a possibilidade de gerar relatórios em tempo real e detalhados que agreguem valor à tomada de decisões. Analisando essas informações, você chegará a conclusões sobre os estados financeiros e prevenirá riscos que influenciem a sustentabilidade da empresa.

Integração

Você deve ter a capacidade de fazer com que seu sistema de contabilidade se integre a outros programas por meio de uma API, permitindo que os dados ou funcionalidades interajam e se comuniquem de forma eficaz.

Personalização

Deve oferecer a possibilidade de personalizar as funcionalidades que melhor se ajustem à sua empresa, dependendo do número de usuários, dos departamentos que interagem entre si e das necessidades deles.

Serviço de atendimento ao cliente

Na busca por um sistema de contabilidade, você deve levar em conta os canais e recursos disponíveis para oferecer suporte técnico completo.

Alguns exemplos: atendimento técnico 24/7, chatbot, seção de perguntas e respostas, guias de implementação, blogs, tutoriais, entre outros.

Segurança

O sistema contábil que você adquirir deve ter protocolos de segurança para evitar a perda de dados. Isso incluirá a criação de usuários, senhas, restrição de permissões e um suporte humano qualificado para prevenir e solucionar riscos.

Escalabilidade

Um sistema de contabilidade integral deve oferecer a possibilidade de escalabilidade e expansão conforme o crescimento do seu negócio, podendo adicionar funções e usuários conforme necessário.

Requisitos de instalação de um sistema contábil

Ao considerar a implementação de um sistema contábil, é crucial compreender os requisitos de instalação de um sistema de contabilidade para assegurar seu funcionamento ótimo.

Para um desempenho melhorado, recomenda-se exceder os requisitos mínimos. Os requisitos recomendados compreendem um sistema operacional Windows 7 ou mais recente, processador Core i3, 4 GB de RAM, e 10 GB de espaço em disco.

Para os sistemas baseados na nuvem, o espaço em disco rígido é menos crítico. Recomenda-se manter a conexão LAN sobre Wi-Fi para melhorar a confiabilidade e a velocidade das transações e operações contábeis.

Passo a passo para a seleção e implementação de um sistema contábil

Etapa 1: Planejamento

• Avaliar as oportunidades de melhoria da ferramenta atual.
• Estabelecer as partes interessadas e determinar os papéis de cada uma nas etapas de planejamento e execução.
• Definir um líder de projeto.
• Estabelecer um cronograma de atividades com prazos e responsáveis.
• Verificar se há recursos humanos/físicos/financeiros suficientes.
• Caracterizar o negócio por tipo de empresa e tamanho.
• Realizar um plano de contas (COA) do livro maior da empresa, de um período determinado.
• Buscar e comparar as opções no mercado.

Etapa 2: Busca

• Se for um sistema contábil na nuvem, certificar-se de que os usuários tenham uma boa conexão à internet.
• Se for um software local, considerar se deve comprar hardware para a implementação.
• Definir o número de usuários e as permissões de cada um.
• Investigar se há empresas do seu setor que utilizam a plataforma.
• Certificar-se de que o software se adapta às regulamentações e leis do seu país.
• Verificar se as atualizações são automáticas ou manuais, e se implicam um custo adicional.
• Verificar se o novo programa de contabilidade possui integração com as demais ferramentas utilizadas pelo negócio.
• Identificar os canais e recursos disponíveis para oferecer suporte e atendimento ao cliente.
• Verificar se há um período de teste para interagir com o sistema antes de efetuar a compra.

Etapa 3: Execução

• Revisar o tempo de implementação do software e quais processos serão afetados.
• Definir os tempos de capacitação e o possível custo.
• Analisar o status dos dados a serem migrados e filtrar os necessários para a operação.
• Importar as bases de dados de clientes, fornecedores, movimentações mensais e demais histórico de trabalho.
• Realizar a integração com as contas bancárias da empresa.
• Fazer os testes necessários antes de entrar em operação.
• Definir a periodicidade necessária para a manutenção da ferramenta.

Ainda tem dúvidas sobre qual é o melhor sistema de contabilidade para a sua empresa? Nossos consultores podem ajudá-lo gratuitamente!