Software de gerenciamento de documentos en Brasil

<p>Gesti&oacute;n documental&hellip; Es preciso empezar por responder a la interrogante: &iquest;qu&eacute; es gesti&oacute;n documental? Puntualmente, se trata de una serie de pautas que se utilizan para manejar con eficiencia los documentos creados y recibidos en una organizaci&oacute;n. Este tipo de gesti&oacute;n debe considerar la recuperaci&oacute;n y extracci&oacute;n de informaci&oacute;n. A la par debe precisar el ciclo de vita del documento y la eliminaci&oacute;n de archivos. Tambi&eacute;n debe contemplar la conservaci&oacute;n de otros, al menos por un tiempo. Todo esto precisa de procesos que resulten simples y efectivos. Llevar a cabo la gesti&oacute;n documental de forma tradicional dentro de una empresa significa tener que disponer de grandes archivadores. Esto no resulta muy pr&aacute;ctico. Y es que ese mismo espacio en las oficinas podr&iacute;a ser utilizado para otros prop&oacute;sitos. Otro aspecto de la gesti&oacute;n documental de forma manual es el riesgo de p&eacute;rdida de informaci&oacute;n por deterioro o extrav&iacute;o, por m&aacute;s que se cuente con un administrador de archivo bastante eficiente. Considerando que algunos de esos archivos podr&iacute;an ser vitales para el funcionamiento de la organizaci&oacute;n una situaci&oacute;n como esta podr&iacute;an tener un costo muy alto. Asimismo, aunque algunas empresas han optado por la digitalizaci&oacute;n de documentos que tienen en papel como parte de su gesti&oacute;n de archivos, quiz&aacute;s esto no sea lo m&aacute;s conveniente. &iquest;Por qu&eacute;? Es mucha la inversi&oacute;n de tiempo que exige esto. Afortunadamente, el sector del software ha pensado en este tipo de requerimiento dentro de las organizaciones. Parten del hecho de que es mejor tener el archivo en digital desde un principio. As&iacute;, se han desarrollado programas de gesti&oacute;n documental que resultan bastante eficientes y que en combinaci&oacute;n con un buen backup pueden ser la soluci&oacute;n m&aacute;s viable en todo caso.</p> <h3><strong>Software de gesti&oacute;n documental: &iquest;de qu&eacute; se trata?</strong></h3> <p>El sistema de gesti&oacute;n documental tambi&eacute;n es conocido por el acr&oacute;nimo de DMS (de su definici&oacute;n en ingl&eacute;s, <em>document management system</em>). Justamente, est&aacute; dise&ntilde;ado con el objetivo de recopilar y administrar archivos en una organizaci&oacute;n.&nbsp; Su prop&oacute;sito es asegurar su estado y mantener control sobre la informaci&oacute;n que contemplan dichos documentos. Se trata de una herramienta inform&aacute;tica que hace posible organizar documentos digitales (pueden abarcar texto, im&aacute;genes y videos). Los coloca en una ubicaci&oacute;n centralizada. Por otra parte, permite que estos archivos est&eacute;n disponibles para los miembros de la organizaci&oacute;n de forma r&aacute;pida y simple. Por supuesto, el acceso a esos documentos estar&aacute; condicionado a factores como la importancia y la confidencialidad. En la actualidad, existen en el mercado diversas opciones de programas de gesti&oacute;n documental bastante eficientes. La elecci&oacute;n depender&aacute; m&aacute;s bien de los requerimientos, caracter&iacute;sticas y recursos de la organizaci&oacute;n que lo emplear&aacute;.</p>Leer más